La feuille de route du manager LEAN

Votre entreprise vient de vous confier la responsabilité d'un îlot, d'une travée, d'un atelier, et vous souhaitez donner le meilleur de vous même dans cette nouvelle fonction en utilisant le LEAN sans trop savoir par ou commencer. Deux hypothèses se présentent à vous:

  • Soit votre entreprise a déjà intégré le management LEAN dans son organisation, vous avez dans ce cas le champs libre pour utiliser tous les outils du LEAN.
  • Soit la démarche LEAN est encore  inconnue et dans ce dernier cas vous allez devoir vous comporter en ambassadeur, montrer l'exemple et convaincre sur les avantages du LEAN, sans vous opposer à la stratégie de l'entreprise, et en ayant toujours à l'esprit ce principe de management inspiré d'une citation de Marguerite Yourcenar «C'est avoir tort que d'avoir raison tout seul ou trop tôt» . Soyez patient et persévérant vous finirez par démontrer l'efficacité du LEAN

La suite de cet article va vous fournir quelques pistes pour vous guider dans cette nouvelle responsabilité.

1) Fiabilisez vos intrants.

Commencez par considérer votre périmètre comme étant un processus à part entière (même si votre activité est comprise dans un processus plus important).  Votre processus transforme des éléments d'entrée en éléments de sortie. Votre première tâche sera donc de comprendre quels sont les éléments d'entrée de votre processus , de vous assurer de leur qualité et de voir avec vos fournisseurs internes et/ou externes, en amont comment il est possible d'améliorer la fiabilité de vos intrants (Input). Il est impossible de fournir des éléments de sortie de qualité si vos intrants ne sont pas eux même de qualité.

2) Maîtrisez votre territoire

Vous visez l'excellence ? Commencez par mettre votre territoire en état d'excellence. Examinez tous les recoins de votre secteur, faites en sorte qu'aucune zone ne vous soit inconnue, et rendez votre périmètre conforme aux standards 5S de votre entreprise. Si ces standards ne sont pas encore définis vous devez les créer et montrer ainsi l'exemple. Ne pas hésiter à utiliser le management visuel basique comme le marquage au sol des allées, des zones de rangements, des emplacements de palettes et des chariots, de créer des panneaux d'outils ....
La maîtrise du territoire passe également par des tours de terrains structurés que vous planifiez régulièrement. Un tour de terrain structuré est une inspection plus poussée qu'une simple visite d'atelier sur un thème prédéfini (comme la sécurité, le rangement, la propreté, la circulation des flux,...) qui vous permettra de visiter des endroits moins fréquentés au quotidien. Vous en profiterez pour vérifier la propreté, l'accessibilité, la sécurité de l'ensemble de votre secteur.

3) Définissez vos objectifs

S'ils existent prenez connaissances des objectifs annuels de votre périmètre ou de ceux définis pour votre prédécesseur, dans le cas contraire  prenez connaissance des objectifs qualité de votre secteur  déterminés au cours de la dernière revue de direction qualité. Si aucun élément ne vous permet d'établir des objectifs SMART (Simples, Mesurables, Atteignables, Réalistes, calés dans le Temps) partez des objectifs de l'entreprise. Quels sont les conditions nécessaires que votre périmètre doit remplir pour permettre à votre entreprise d'atteindre ses propres objectifs. Faites en la liste et traduisez les en objectifs.

4) Créez des indicateurs de performance

Définissez les indicateurs les plus significatifs qui vous permettront de piloter votre performance et mesurer l'impact de vos actions. Pour les choisir visez la simplicité . Bien qu'il existe des centaines d'indicateurs différents, trois d'entre eux suffisent souvent à caractériser la performance.

  • la mesure du niveaux de qualité,
  • le taux de service client (interne et / ou externe) associé au retard moyen
  • la productivité (efficience pour la MO et le TRS ou TRG pour les machines)

Un des principes du LEAN est le juste à temps, soyez donc très attentifs à tous les paramètres qui permettront à votre processus de fournir rapidement ses éléments de sortie. La réduction des délais au sein de votre processus aura pour conséquence d’accélérer les flux, de diminuer le nombre de vos ordres de fabrication en cours, de désencombrer votre secteur, d'améliorer la visibilité et la sécurité de votre secteur et au final vous serez en mesure de traiter d'avantage d'Ordres de Fabrication, donc d'augmenter votre capacité.

5) Fiabiliser vos sorties

Vous êtes inclus dans une chaine constituée de maillons successifs  (Fournisseurs =>Client). Vous devez vous assurer que les productions de votre processus soient bien conformes aux exigences attendues par les processus situés en aval du vôtre. Faites la liste de ces attentes et assurez vous de les satisfaire toutes. Identifiez ensuite les risques de mal faire.
La version 2015 de la norme ISO 9001 insiste encore plus que les éditions antérieures sur l'analyse de ces risques. Pour chacun d'eux imaginez avec vos équipes des solutions de prévention et mettez les en œuvre ainsi que les autocontrôles.
Un des principes du LEAN est d'éliminer les gaspillages (MUDA). Vous connaissez vos objectifs ainsi que les exigences attendues par les processus en aval, vous pouvez alors vérifier si toutes les tâches réalisées dans votre processus répondent à ces besoins. Dans la négative soit il s'agit d'oublis que vous devez intégrer dans la mission de votre processus soit ce sont des MUDA!

6) Animez votre équipe et développez l'autonomie de vos collaborateurs

Mettez en place un plan d'animation de vos équipes en vous appuyant sur le management visuel. Mettez en place une réunion flash quotidienne de 5 à 10 minutes (debout autour des tableaux). Échangez avec vos collaborateurs en toute transparence sur les écarts aux résultats . Parlez ensemble des faits et des données. Cherchez des solutions aux problèmes à résoudre, et faites remonter à un niveau supérieur les sujets qui ne peuvent pas être résolus a votre niveau .
Ce rituel quotidien est aussi l'occasion de mobiliser et de motiver vos équipes de transmettre des informations importantes (entre équipes postées, concernant la qualité, les clients, la sécurité, l’entreprise…)
Votre  rôle de manager est  d'apporter les outils et la méthodologie nécessaire pour  faire monter en compétences vos collaborateurs dans la pratique de l'amélioration continue. Aidez-les dans la recherche de causes racines et dans la mise en place de solutions. Valorisez les réussites et recommandez la persévérance en cas d'erreur. Encouragez l'initiative et donnez-leur l'occasion de présenter eux même leurs solutions et permettez à vos collaborateurs  les plus motivés, d'animer au cas par cas ces réunions flash sous votre contrôle. Favorisez la polyvalence en formant vos équipes à l'utilisation de plusieurs machines ou de plusieurs postes de travail différents.

7) Et après ?....

Vous et votre équipe savez désormais identifier des écarts par rapport aux standards et auxobjectifs , vous savez rechercher les causes racines  et vous savez  mettre en œuvre des actions correctrices efficaces. Vous maîtrisez la première méthode d'amélioration continue le KAIZEN qui est une méthode constituée de petits pas réguliers mais continus.

Il existe une autre méthode d'amélioration plus dynamique qui agit par rupture avec l'organisation existante. C'est le HOSHIN qui est initié par la direction de l'entreprise qui fixe de nouvelles orientations, de nouvelles priorités, conformément à la réorientation stratégique de l'entreprise. Votre rôle consiste alors à mettre en œuvre ces sauts de performance dans votre processus, à les aligner sur la vision de l'entreprise et à challenger vos équipes pour atteindre ces nouveaux objectifs.

Les 9 comportements du manager LEAN

Après avoir évoqué les savoir faire du Manager LEAN, nous allons maintenant lister  les savoir être qu'il faut adopter pour prétendre devenir un bon manager d'après DENISON (1999)

  1. Former et diriger les groupes de travail.
  2. Respecter les personnes.
  3. Avoir une approche processus.
  4. Soutenir et accorder de la reconnaissance.
  5. Être exemplaire et montrer l'exemple à ses équipes.
  6. Avoir une politique de déploiement par objectifs.
  7. Avoir une culture des standards.
  8. Avoir une vision à long terme.
  9. Soutenir le processus de changement.
  10. ... et en toutes circonstances, ne jamais transiger sur la sécurité des personnes, les respecter, les écouter, les traiter comme on aimerait soi-même être traité .

Conclusions

Il est facile d'utiliser le LEAN pour piloter un atelier, les principes et les outils sont simples et accessibles. Chacun à son niveau peut facilement faire progresser la performance de son secteur quelque soit  la culture de son entreprise.
Pour bien débuter vous devez impérativement maîtriser votre territoire ainsi que vos entrées et sorties. La connaissance de vos objectifs et la mise en place des outils de mesure  vous permettront alors de définir et de suivre le cap.
C'est ensuite par le management de votre équipe, la pratique partagée de l'amélioration continue,  la délégation et le développement de l'autonomie que vous transformerez votre mission en réussite.

L'approche «Processus» vous permettra de cadrer les interfaces entre votre périmètre de responsabilités et les services périphériques. Le LEAN est très complémentaire à l'ISO 9001 et  la synergie entre ces deux systèmes n'a jamais été aussi grande qu'avec la version 2015 de la norme ISO 9001, ne serait-ce qu'avec l'optimisation de la base documentaire de l'ISO qui est une véritable suppression de MUDA. Le LEAN et l'ISO partagent également les mêmes concepts de qualité parfaite, d'amélioration continue, de management visuel et de management des hommes.

Posted in Amélioration continue, ISO9001 v2015, Performance and tagged .

Laisser un commentaire

Votre adresse de messagerie ne sera pas publiée. Les champs obligatoires sont indiqués avec *

Ce site utilise Akismet pour réduire les indésirables. En savoir plus sur comment les données de vos commentaires sont utilisées.